Nooit meer de camera uit en het geluid op mute

Iedereen de camera op zwart, collega’s die overduidelijk hun mail zitten weg te werken tijdens jouw vlammende betoog en het wasrek in je nek terwijl je zit te vergaderen. Fysieke meetings hebben zo hun voordelen, zeker als je bijvoorbeeld wilt brainstormen. Fijn dus dat dit weer gewoon kan. Maar hoe bereid je je voor als één of meer collega’s online aanhaken? Dat vraagt speciale skills van jou als facilitator. Met onze tips maak je ook hybride meetings onvergetelijk – op een positieve manier.

Zonder doel kun je niet scoren

Zowel online als offline meetings draaien slecht zonder agenda. Het houdt iedereen actief en zorgt dat discussies gericht gevoerd worden. Bij een hybride vergadering is het extra belangrijk dat je een gevarieerde agenda maakt. Wie neemt deel, wie heeft welke inbreng en welke kernvraag wil je beantwoord hebben? Zonder doel kun je niet scoren, dus houd iedereen scherp op de bal en zorg dat het doel helder is.

Iedereen is op de hoogte van de agenda en aangesloten bij de vergadering. En dan? Met deze vier tips ga je goed van start.

Maak bijvoorbeeld koppels van collega’s die op locatie zijn en collega’s die online deelnemen. Of wijs een collega aan die checkt of alle online deelnemers het nog volgen. Zo maak je het succes van jullie hybride overleg een verantwoordelijkheid van jullie samen.

Dit is zeker slim als je niet regelmatig hybride met elkaar vergaderd. Hoe spreek je elkaar aan? Wat vinden we belangrijk en wat is echt ‘not done’? Het kan maar beter vooraf duidelijk zijn. Bijvoorbeeld: “Als ik je onderbreek, doe ik dat niet omdat ik je onaardig vind, maar omdat …”.

Spreek af dat het woord eerst naar online deelnemers gaat zodat ze betrokken blijven. Het risico ligt namelijk op de loer dat ze ondersneeuwen omdat collega’s die op locatie zitten snel op elkaar reageren.

In de eerste ‘golden five minutes’ bepalen je collega’s (onbewust) of ze aangehaakt blijven. Iedereen vraagt zich onbewust af ‘Wat levert dit overleg mij op?’ Die vraag beantwoorden is dus cruciaal. Start altijd met een sterke check-in: voordat je de inhoud induikt, heb je even aandacht voor wie aanwezig is en hoe iedereen erbij zit. Dit is cruciaal bij offline meetings en bij online en hybride meetings helemaal. Online deelnemers zitten namelijk nog meer in de ‘efficiënte stand’.

Je duikt de inhoud in met elkaar. Hoe faciliteer je dat iedereen aan bod komt en betrokken blijft? Er zijn allerlei manieren. We delen graag onze top-5 met je voor direct succes.

Bij vergaderingen op locatie kun je letterlijk de bal overgooien in de groep en zo interactie prikkelen. Ook bij een hybride meeting wil je dat alle deelnemers de kans krijgen om op elkaar te reageren. Je hebt dan geen letterlijke bal om over te gooien, maar het principe is evengoed bruikbaar. Bijvoorbeeld door gericht de bal aan te spelen: “Patrick, wat vind jij daarvan?”

Niet heel ideaal zijn overleggen die eindigen zonder concrete stappen of acties. De oorzaak is vaak dat deelnemers te lang aan het woord zijn. Wees daarom niet bang om op een prettige manier te onderbreken. Je houdt dan structuur en vaart in de vergadering. Bijvoorbeeld: “Ja, wat goed dat je dit zegt, Patrick, wat vind jij hiervan?” of “Ik hoor helemaal wat je zegt, daarom…”.

Je kunt als facilitator breedsprakige collega’s ook al sturen voor ze beginnen met praten. Je hebt waarschijnlijk geleerd om je vragen zo open mogelijk en vooral niet suggestief te stellen. Toch gooien we de knuppel maar eens in het hoenderhok: bij online vergaderingen is een sturende vraag helemaal niet zo verkeerd. Stel vragen die concreet zijn door ze tijd en richting mee te geven: “Laten we een rondje maken. Marlies, vertel jij in één minuut even wat jij tot nu toe in dit project hebt gedaan?”

Een oorverdovende stilte op jouw vraag voelt al snel ongemakkelijk. Toch zijn stiltes en pauzes in een overleg met online deelnemers heel nuttig. Online zijn je woorden veel bepalender omdat deelnemers gemiddeld genomen minder aandacht hebben en non-verbale communicatie missen. Gebruik stiltes daarom om een boodschap extra goed te laten landen. Je geeft dan ook meteen de tijd om na te denken en te reageren.

Metacommunicatie is communiceren over de communicatie. Alsof je als buitenstaander naar jullie overleg kijkt en benoemt wat je ziet. Benoem vooral de positieve dingen. Geef af en toe een welgemeend compliment: “Wat zijn we goed bezig vandaag jongens! Dit gaat erg prettig zo!” Door positieve gevoelens te benoemen als je deze ervaart, blijf je met elkaar in verbinding.

Meetings die als een nachtkaars uit gaan, zijn een gemiste kans. 70% van de mensen onthoudt wat er op het einde van een meeting gebeurt, dus zorg dat je een goede uitsmijter paraat hebt. Net zoals je bij de Ikea de lange rij bent vergeten en wel onthoudt hoe lekker dat goedkope ijsje na de kassa was. Reserveer bewust tijd met elkaar voor een goede afsluiting van het overleg: minimaal 5 en maximaal 15 minuten. Gebruik die tijd nuttig door een korte samenvatting te geven en vooruit te kijken. Of door een rondje te maken: wat is ieders eerstvolgende actie? Er zijn genoeg leuke en creatieve manieren om het overleg met elkaar af te ronden.

Faciliteer jij hybride meetings?

Dan weet je nu wat je te doen staat om ook online iedereen op het puntje van de stoel te houden. Wil je hiermee verder de diepte in en oefenen in een veilige setting? Eén van onze groei-experts denkt graag met je mee. Neem gerust contact op of neem een kijkje bij de training ‘Succesvolle hybride meetings’.